Largas, tediosas y aburridas. Así
definen muchos profesionales las recurrentes reuniones de trabajo.
Las reuniones de trabajo deberían
cumplir el papel para el que fueron programadas:informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa y/o los
objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas.
La mayoría de las veces, no se toman
las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los
temas centrales que motivaron la convocatoria, y se convierten en la instancia perfecta para discutir las actitudes que molestan de los compañeros o escuchar las
batallitas del jefe.
A continuación, ocho recomendaciones a
tener en cuenta si se pretende organizar una reunión de trabajo eficaz:
1. Planifica
el encuentro e informa al equipo. Una de las
primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar
una reunión de trabajo, es la de informar con antelación. Para ello, es
importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por
ejemplo a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se
discutirán. El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una
planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar
lo que tienen que decir los demás.
2. Exige la
puntualidad de los asistentes. Lo ideal es
que éstas no superen los 45 minutos de duración. Una reunión de más de 90
minutos es una reunión fracasada por definición. Según los especialistas, el
horario recomendado para llevar a cabo la cita sería a las 9:00 horas, cuando suele comenzar la jornada (aunque algunos comencemos antes).
3. Elabora
una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en
las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se
discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas
ideas para proponer.
4. Acota los
temas según lo programado. Acotar los
temas es uno de los tópicos más importantes, señalan los especialistas. Si
durante la reunión surge un tema no previsto, podría ser recomendable programar
una nueva reunión en la que abordar dicha cuestión.
5. Maneja la
reunión con cuotas de humor. La reunión
de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro de
trabajadores aburridos, molestos y desmotivados, afirman los entendidos. Es
absolutamente necesario manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor
que distienda el ambiente. Un buen expositor sabe identificar cuándo la
audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se
sienten incómodos, etc.
6. Evita los
monólogos. Que la reunión sea efectiva,
dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá evitar
caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que
finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro. Resulta fundamental
evitar ser agresivo en el momento de exponer y obstinarse con las propias
ideas, sin considerar la opinión de los demás.
7. Prevé la
formación de bandos entre los asistentes. En medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que
el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos. Atención al
posible fenómeno de pensamiento grupal entre los distintos departamentos.
8. Toma nota
de los temas tratados en la reunión. Finalmente,
será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de
esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas
propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el expositor tome nota,
demuestra además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron
tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. Lo ideal será que tras el
encuentro, el expositor envíe a los asistentes un resumen con los puntos
tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha.
