Flujos de trabajo

De manera más o menos rudimentaria, más o menos sofisticada o más o menos consciente, todos hacemos uso de los flujos de trabajo a la hora de desarrollar nuestras profesiones. Por ejemplo, si realizamos tareas comerciales o administrativas, es posible que reservemos unas horas concretas para responder los correos electrónicos de nuestros clientes. Es probable que hayamos organizado nuestro buzón de entrada con carpetas por cliente o por diferentes temas. A buen seguro, guardaremos los datos de nuestros clientes en algún archivo o base de datos que nos permita consultarlos de forma sencilla y rápida. A la hora de responder a las solicitudes de presupuestos, es probable que dispongamos de documentos “tipo” que nos permitan ahorrar tiempo. Es más que posible que hayamos programado un día o unas horas específicas para la realización de determinadas tareas o para reunirnos con el resto del equipo, etc.

El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: el método para estructurar las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden de prioridad, cómo se sincronizan cuando se trata de tareas conjuntas, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se realiza el seguimiento de su cumplimiento.

El principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y acelerar la realización de un trabajo mediante la implementación de procedimientos. Es uno de los aspectos fundamentales a la hora de optimizar la productividad de una empresa o el rendimiento de un equipo de trabajo.

Pero en empresas poco organizadas nos encontramos muy a menudo con un fenómeno al que todavía no se le ha puesto nombre (en inglés tampoco) y que resulta de difícil manejo. Dicho fenómeno se produce cuando desde la dirección de la propia empresa se desprecia el flujo de trabajo. Cuando los propios responsables, no solo ignoran la importancia de los flujos de trabajo, sino que desprecian la capacidad organizativa de sus empleados.

Pondré un ejemplo que a muchos resultará familiar:

Estás redactando un email en respuesta a la solicitud de un cliente. Estás concentrado/a en el hilo de la cuestión y de pronto se te acerca el responsable o uno de los responsables de la empresa y te pregunta: ¿tienes un minuto?

Una respuesta sincera pero imprudente sería: Pues sí, tengo un minuto, pero retomar el hilo de lo que estaba haciendo me llevará varios. Minutos perdidos que irán en detrimento de la productividad de la propia empresa. Luego además te quejarás de que el trabajo o “los números” no salen y a la hora de recortar gastos, pensarás en mi cesta de Navidad o en mis pagas, no en las tuyas.

Otro ejemplo de interrupciones en el flujo de trabajo, que por breves que sean acaban derivando en horas de trabajo perdidas al cabo del día, podría ser el de las recurrentes llamadas del típico usuario o cliente ansioso que aún no ha descubierto las bondades del email.     

Si en determinadas empresas nos dedicásemos a contabilizar todas y cada una de esas interrupciones, con sus consiguientes pérdidas de tiempo a la hora de retomar las tareas y lo multiplicásemos por el número total de empleados, obtendríamos una cantidad que sorprendería a más de uno.

Si habéis tenido la mala suerte de topar con un responsable que, además de no organizar el flujo de trabajo, se dedica a interrumpir el vuestro constantemente sea del modo que sea, tal vez podríais presentarle una extrapolación dineraria de lo que supone su falta de organización. Siempre podréis decirle que lo hacéis por el bien de la empresa y como muestra de compromiso.

Cuando las empresas descuidan el aspecto organizativo e infravaloran conceptos como el workflow, en realidad, están despreciando su propia productividad y competitividad.