Optimiza tus reuniones de trabajo

Largas, tediosas y aburridas. Así definen muchos profesionales las recurrentes reuniones de trabajo.

Las reuniones de trabajo deberían cumplir el papel para el que fueron programadas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa y/o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas.

La mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales que motivaron la convocatoria, y se convierten en la instancia perfecta para discutir las actitudes que molestan de los compañeros o escuchar las batallitas del jefe.

A continuación, ocho recomendaciones a tener en cuenta si se pretende organizar una reunión de trabajo eficaz:

1. Planifica el encuentro e informa al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con antelación. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás.

2. Exige la puntualidad de los asistentes. Lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración. Una reunión de más de 90 minutos es una reunión fracasada por definición. Según los especialistas, el horario recomendado para llevar a cabo la cita sería a las 9:00 horas, cuando suele comenzar la jornada (aunque algunos comencemos antes).

3. Elabora una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

4. Acota los temas según lo programado. Acotar los temas es uno de los tópicos más importantes, señalan los especialistas. Si durante la reunión surge un tema no previsto, podría ser recomendable programar una nueva reunión en la que abordar dicha cuestión.

5. Maneja la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados, afirman los entendidos. Es absolutamente necesario manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor que distienda el ambiente. Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, etc.

6. Evita los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá evitar caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro. Resulta fundamental evitar ser agresivo en el momento de exponer y obstinarse con las propias ideas, sin considerar la opinión de los demás.

7. Prevé la formación de bandos entre los asistentes. En medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos. Atención al posible fenómeno de pensamiento grupal entre los distintos departamentos.

8. Toma nota de los temas tratados en la reunión. Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el expositor tome nota, demuestra además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. Lo ideal será que tras el encuentro, el expositor envíe a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha.